Organizacja imprez firmowych – co warto wiedzieć?

Organizacja imprez firmowych na stałe zagościła w przedsiębiorstwach, ponieważ wiadome jest, że płynie z tego masa korzyści. Dobrze zgrany i funkcjonujący zespół to klucz do sukcesu. Zatem nasuwa się pytanie: jak powinna wyglądać odpowiednia organizacja imprez firmowych? O czym należy pamiętać? Przeczytaj nasz krótki poradnik, jak to robić krok po kroku.

Czego się dowiesz z artykułu?

Organizacja imprez firmowych to zadanie, które wymaga starannego planowania i uwzględnienia wielu czynników. Niezależnie od tego, czy planujesz małe spotkanie integracyjne, czy dużą konferencję biznesową, wybór odpowiedniego miejsca, terminu oraz celów jest kluczowy dla sukcesu wydarzenia. W poniższym wpisie przyjrzymy się różnym aspektom organizacji imprez firmowych, takim jak:

• Wybór miejsca: jak znaleźć idealne miejsce, które będzie odpowiadać potrzebom Twojej firmy i uczestników?
• Termin imprezy: kiedy najlepiej zorganizować wydarzenie, aby zapewnić maksymalną frekwencję i zaangażowanie?
• Team building: czym jest team building i jakie korzyści przynosi firmie?
• Cel wyjazdu: jakie cele powinieneś postawić przed organizacją imprezy firmowej?
• Korzyści z organizacji: czy organizacja imprez firmowych rzeczywiście przynosi korzyści? Jakie są różnice między imprezą integracyjną a eventem?
• Organizator imprezy: jakie kwalifikacje i umiejętności powinien mieć organizator imprez integracyjnych?
• Oferta atrakcji: jak wybrać odpowiednie atrakcje, które przyciągną uczestników i zapewnią im niezapomniane wrażenia?
• Analiza potrzeb: jak dokładnie zrozumieć potrzeby i oczekiwania uczestników, aby zaplanować wydarzenie, które spełni ich oczekiwania?
• Tematy i motywy: jakie tematy i motywy mogą uczynić Twoją imprezę firmową wyjątkową i angażującą?

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak zorganizować imprezę firmową, która będzie nie tylko skuteczna, ale także przyniesie długofalowe korzyści dla Twojego zespołu, to ten wpis jest właśnie dla Ciebie. Zapraszamy do lektury i odkrycia, jak stworzyć wydarzenie, które zostanie zapamiętane na długo!

Od czego zacząć?

Przede wszystkim organizacja imprez firmowych powinna zaczynać się od ustalenia celu tejże imprezy. Po co ją organizujemy? Co chcemy osiągnąć? Dzięki odpowiedzi na te pytania pracodawca jest w stanie jak najlepiej dopasować charakter wydarzenia do oczekiwanych rezultatów.

Następnie zastanówmy się, co lubią nasi pracownicy? Jakie są ich oczekiwania. Trzeba pamiętać, że członkowie grupy powinni czuć się komfortowo i swobodnie podczas zabawy. Charakter oraz szczegóły eventu powinniśmy skonsultować z zespołem. Dzięki temu będzie on idealnie dopasowany do ich oczekiwań. Pracodawca, organizując imprezę w guście pracowników, pokazuje im, że ich zdanie jest ważne. Udowadnia, że się o nich troszczy i dba o ich potrzeby. Dwór Korona Karkonoszy udostępnia intuicyjny kreator imprez, który pozwala na zaplanowanie niepowtarzalnego eventu na własnych zasadach.

KLIKNIJ poniżej w banner Konfigurator Imprez Firmowych

KLIKNIJ powyżej w banner Konfigurator Imprez Firmowych

Kolejnym krokiem jest wybór charakteru imprezy. Jako forma integracji pracowników doskonale sprawdzi się wystawne przyjęcie, wspólna wycieczka czy ognisko. W ramach odstresowania i oderwania się od obowiązków służbowych można wybrać się na ciekawe warsztaty lub inspirujący pokaz. Liczba możliwości jest naprawdę ogromna, a wszystko zależy od pracodawcy, jego pomysłu, możliwości finansowych oraz chęci pracowników.

Organizacja imprez firmowych – wybór miejsca

Wybór miejsca w przypadku imprezy firmowej ma znaczenie. Na pewno odradzamy budynek firmy – pracownicy powinni podczas imprezy firmowej odpocząć, zrelaksować się i zapomnieć o obowiązkach służbowych. Członkowie zespołu nie będą czuli się komfortowo, gdy impreza będzie odbywać się w firmie. Siedziba firmy nie stwarza odpowiednich warunków do nawiązywania luźnych, przyjaznych kontaktów. Nie jest dobrym miejscem na integrację pracowników.

Zatem jakie miejsca wybrać? Ciekawym pomysłem jest wycieczka kulinarna do regionu, który słynie z pysznych przysmaków. Dolny Śląsk może poszczycić się serami, miodami, winami, nalewkami czy innymi specjałami.

Dobrym pomysłem jest również organizacja biesiady piwnej ze smacznymi przekąskami. Wyjątkowy event zorganizowany przez Dwór Korona Karkonoszy to doskonała okazja do tego, żeby skosztować najlepszych wyrobów browarniczych (w tym wyśmienitego piwa rzemieślniczego AIPA DKK) w gronie współpracowników.

Nasz obiekt znajduje się około 100 km od Wrocławia. Jest to odległość, która pozwala wygodnie dojechać, i poczuć już smak wyprawy, a jednocześnie nie trwonić zbyt wiele czasu na podróż. Sosnówka to miejscowość, która niemal łączy się z Karpaczem. Jej dodatkowym atutem jest to, że oprócz gór możemy napawać się jednocześnie widokiem i klimatem pięknego zalewu.

Dla wielu ludzi sam wyjazd w czasie pracy jest już wydarzeniem i oderwaniem się od rutyny dnia codziennego. Jest to forma wypoczynku połączona z zacieśnianiem więzi. To świetna okazja do przełamania lodów w kontaktach społecznych. A także sposobność do przejścia na ty i poznania siebie nawzajem w nieformalnych okolicznościach. Czas oczekiwania na wyjazd również bywa ekscytujący. Pojawiają się pytania: co zabrać na wyjazd integracyjny? Jak się ubrać?  

Miejsce na imprezę

Wybór miejsca na imprezę firmową powinien być przemyślany i zapewnić uczestnikom maksymalny komfort. W przypadku kiedy jednocześnie organizujemy na przykład szkolenie, musimy oczywiście zadbać o odpowiednie do tego warunki. Dzisiejsze standardy to minimum sala szkoleniowa zapewniająca wygodę i możliwość koncentracji. Aula powinna być też odpowiednio wyposażona, w projektor, tablicę multimedialną oraz nagłośnienie.

Optymalnie, gdy sala przeznaczona jest wyłącznie do szkoleń, a obiekt zapewnia inne miejsca do rozmów, nieformalnych spotkań czy spędzania czasu wolnego. Pokoje gościnne mogą mieć indywidualny charakter lub mieścić się w jednolitym standardzie zapewniającym gościom komfort.

Dobrym przykładem pierwszego modelu jest Dwór Korona Karkonoszy. Zapewnia on profesjonalne zaplecze i zindywidualizowane podejście do gości. Dodatkowym walorem jest piękne górskie otoczenie i sąsiedztwo dużego zalewu Sosnówka. Hotel na imprezy integracyjne trzeba wybierać z rozwagą – nie bez znaczenie jest również duże doświadczenie obsługi i różnorodność atrakcji.

Jak wybrać termin imprezy firmowej?

Czym się kierować wybierając termin imprezy firmowej? Wyjazdową imprezę firmową musimy zaplanować wcześniej i z dużym wyprzedzeniem poinformować zainteresowane osoby. Będą one miały wtedy wystarczająco dużo czasu, by na przykład zorganizować opiekę dla dzieci czy ulubionego zwierzaka. Spokojnie zastanowią się też, czy na przykład ich buty górskie lub spodnie trekkingowe są odpowiednie, czy może powinni nabyć nowe? Pewnie niektórzy zapomnieli, że je w ogóle posiadają 😉 Zaplanowanie imprezy z odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli też przemyśleć cel wyjazdu, którym może być na przykład team building.

Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy wyjazd nie był wcześniej planowany, ale jest bardzo potrzebny, wręcz niezbędny zespołowi. Chodzi na przykład o potrzebę rozładowania napięcia po jakimś nagłym wydarzeniu. Może to być także forma premii po osiągnięciu ważnego etapu lub odniesieniu sukcesu. W zależności od stylu zarządzania i kultury organizacyjnej danej firmy organizowane są również wyjazdy po awansach na kierownicze stanowiska lub po prostu w celu omówienia strategii i celów przedsiębiorstwa. Również organizacje non profit często organizują wyjazdowe spotkania choćby po to, by wymienić doświadczenia na neutralnym gruncie. 

Fotografowanie i filmowanie na takich wyjazdach poza oficjalnymi sytuacjami raczej nie jest mile widziane. Niektóre osoby bardzo cenią sobie prywatność i mogą sobie nie życzyć uwieczniania i upubliczniania momentów wspólnych zabaw. Wiele zależy od wyczucia i stopnia zażyłości w firmie.

Można również zorganizować spotkanie integracyjne w kameralnej restauracji bądź eleganckiej sali balowej. W takim przypadku pracownicy będą mogli się wystroić i poczuć rangę tejże imprezy. Dlatego na takiej imprezie nie może zabraknąć pysznego cateringu składającego się z ciepłych dań, zimnych przekąsek, słodkich deserów i orzeźwiających drinków.

Organizowanie imprez firmowych wiąże się z uwzględnieniem wielu aspektów. Warto pomyśleć również o muzyce – na żywo lub z odtwarzacza. Spokojna muzyka w tle nieco rozluźni atmosferę i stworzy znakomite tło do nawiązywania relacji przyjacielskich między pracownikami. Szybka, skoczna muzyka to zaś świetne rozwiązanie na imprezę taneczną. Uczestnicy zabawy chętnie poszaleją na parkiecie.

Organizacja imprez firmowych konferencji

Organizacja imprez firmowych, konferencji, kongresu czy spotkania biznesowego wymaga starannych przygotowań. Od zwykłej imprezy firmowej różnią się one tym, że będziemy mieli do czynienia z ekspertami często w wąskich dziedzinach, którzy na ogół nie pracują bezpośrednio ze sobą. Łączy ich wiedza, chęć wymiany doświadczeń, przedstawienia nowych osiągnięć lub wypracowania wspólnej strategii. Dla przykładu, kongresy medyczne mogą wpłynąć na rozwój nowej metody leczenia, kongres klimatyczny może zjednoczyć różne środowiska dla osiągnięcia wspólnego celu, jakim będzie zadbanie o naszą planetę.

Organizacja imprez firmowych Wrocław

Konferencje, zwłaszcza duże, musimy drobiazgowo zaplanować, począwszy od dogodnego terminu, tak aby zapewnić możliwość uczestnictwa w niej jak największemu gronu ludzi. Trzeba uwzględnić między innymi różne święta, rocznice, sezon urlopowy i inne cykliczne wydarzenia. Najważniejsze jest określenie celu konferencji i grupy docelowej. Oczywiście ważny jest również budżet, jakim dysponujemy, sposoby promocji wydarzenia i wiele innych aspektów. Dlatego wydaje się, że optymalnym rozwiązaniem jest powierzenie organizacji konferencji doświadczonej w tym względzie agencji.

Czym jest team building?

Team building, tłumacząc dosłownie z angielskiego, to po prostu budowanie zespołu. Polega na podejmowaniu różnych działań w celu integracji grupy ludzi tak, aby stworzyli zespół. Może dotyczyć osób,  które dopiero się poznają. Może też polegać na pogłębieniu więzi, poprawieniu komunikacji czy relacji osób, które już ze sobą współpracują. Najogólniej ujmując, istotą team buildingu jest wytworzenie maksymalnej energii zespołu dla osiągnięcia  wspólnego celu.

Techniki team buildingu stosujemy również na przykład w przypadku połączenia zespołów, restrukturyzacji, czy jeśli zaistnieje potrzeba rozwiązania lub niedopuszczenia do konfliktów i nieporozumień. Stosujemy je w celu pogłębienia integracji – lepszego poznania swoich zalet i wad. Pomagają w określeniu celów i oczekiwań, w budowie wzajemnego zaufania, podniesieniu poziomu satysfakcji, wypracowaniu nowych rozwiązań. Celem team buildingu, oprócz zapewnienia dobrej zabawy i odprężenia, jest osiągnięcie pozytywnych efektów w zakresie funkcjonowania grupy.

Team building najczęściej realizowany jest w formie wyjazdów integracyjnych. Najlepsze efekty osiąga się, lokując ludzi w nowym otoczeniu, a potem, poprzez relaks i wypoczynek, ucząc ich współpracy.

Modne są imprezy tematyczne lub oparte na specjalnym, ciekawym scenariuszu. Commplace oferuje duży ich wybór. Z pewnością każdy znajdzie coś inspirującego.

Impreza firmowa z elementami team buildingu

O wielkiej sile team buildingu wie z pewnością każdy pracodawca oraz pracownik. Dobrze zgrany zespół to klucz do sukcesów firmy. Firma powinna zadbać, aby między członkami zespołu nie dochodziło do konfliktów oraz żeby komunikacja była na najwyższym poziomie.

Organizacja imprez firmowych w tej sytuacji świetnie się sprawdzi. Dodanie elementów team buildingu pomoże zbudować silny zespół. Zadania w ramach team buildingu oparte są na współpracy. Podczas ćwiczeń pracownicy poznają swoje mocne i słabe strony, a także uczą się sprawnej komunikacji i wykorzystywania potencjału każdego członka grupy.

KLIKNIJ poniżej w banner Konfigurator Imprez Firmowych

Organizacja imprez dla firm

W trakcie wspólnej zabawy można również ocenić, na jakim poziomie funkcjonuje zespół obecnie. Czy dystans pomiędzy jego członkami nie jest zbyt wielki? Czy członkowie grupy pomagają sobie nawzajem, czy raczej rywalizują ze sobą? Wiele aspektów funkcjonowania zespołu na poziomie formalnych relacji służbowych może pozostawać ukrytych.

Czasami dopiero w innej scenerii możemy dostrzec drobne elementy, wymagające poprawy lub takie, nad którymi warto jeszcze popracować. Dobrym przykładem będzie na przykład obserwacja sposobu, w jaki poszczególni członkowie przekazują sobie – lub nie – informacje.   

Organizacja imprez firmowych – cel wyjazdu

Bardzo ważne jest ustalenie głównego celu wyjazdu. Na przykład, kiedy chcemy uczcić jubileusz firmy i wieloletnich partnerów, większy nacisk położymy na podziękowania i dobrą zabawę. Nie może również zabraknąć stosownych upominków i pamiątkowych gadżetów. Jeśli poszukujemy nowych rozwiązań, to organizując imprezę starajmy się zaplanować jak najwięcej sytuacji sprzyjających swobodnej rozmowie.

Koniecznie musimy również przewidzieć czas i miejsce dla tzw. burzy mózgów. W tym przypadku musimy również przygotować odpowiednie, pomocne materiały. Podobnie postąpimy jeśli zorganizujemy szkolenie czy warsztaty. Jeśli natomiast celem jest integracja i usprawnienie funkcjonowania naszej załogi, warto zastosować techniki team buildingu.

Idealnym pomysłem na zbudowanie silnego zespołu są różne gry opierające się na zasadach współzawodnictwa (np. firmowe igrzyska z ciekawymi konkurencjami), a także zabawy scenariuszowe, których celem jest rozwikłanie skomplikowanej zagadki (np. kryminalnej). Zarówno w jednej, jak i w drugiej formie, chodzi o współpracę.

Uczestnicy zabawy muszą umieć się sprawnie porozumieć, żeby dokończyć zadanie. Gry i zabawy na zasadach współzawodnictwa to najlepszy sposób na budowę zgranego, sprawnie funkcjonującego zespołu, który będzie osiągał znakomite wyniki w pracy zawodowej.

Czy organizacja imprez firmowych przynosi korzyści?

Odpowiedź jest prosta: oczywiście, że tak! Imprezy firmowe poprawiają relacje między pracownikami. W luźnej, przyjemnej atmosferze dużo łatwiej nawiązuje się kontakty. Imprezy firmowe stwarzają doskonałe warunki do rozmowy – na tematy inne niż praca. Jest to świetny sposób na integrację pracowników i poprawę ich wzajemnych stosunków.

Imprezy firmowe to także okazja, aby oderwać się od szarej rzeczywistości, zapomnieć o obowiązkach, pracy, stresie. Pracownicy po imprezie firmowej będą naładowani nową energią do działania. Może mieć to bardzo korzystny wpływ na ich wyniki w pracy oraz ogólny sukces firmy na rynku.

Wyjazd integracyjny

Udany wyjazd integracyjny odbierany jest często jako dodatkowy bonus i mini urlop. Jako przerywnik w rutynie pracy i domowej codzienności pozwala doładować energię. Taki wyjazd  inspiruje też ludzi do przemyśleń, gdzie i jak warto spędzić czas wolny. Zachęca do szeroko rozumianej aktywności.

Czym rożni się impreza integracyjna od eventu?

Impreza integracyjna a event – podstawową różnicą jest zakres tych pojęć. Event jest terminem szerszym i oznacza w języku angielskim, z którego pochodzi: zdarzenie lub wydarzenie. W tym pojęciu mieści się zarówno koncert muzyczny, spotkanie autorskie, wiec wyborczy czy impreza integracyjna. W branży marketingowej używamy tego słowa w węższym znaczeniu – jest to celowe, ściśle zaplanowane i zrealizowane wydarzenie, służące do osiągnięcia określonego celu. Na przykład event firmowy to zaplanowana i opłacona przez określoną firmę impreza, której celem może być promocja czy właśnie integracja zespołu.  

W żargonie korporacyjnym również specjalista od organizacji imprez funkcjonuje jako event manager. Określamy tak osobę odpowiedzialną za całość wydarzenia. Ma ona za zadanie – między innymi – wyznaczyć cel wyjazdu, ustalić liczbę uczestników, wybrać miejsce spotkania, wszystko to oczywiście w ramach ściśle określonego budżetu.

Jak zorganizować event? Najlepiej powierzyć to zadanie ekspertom!

Organizator imprezy integracyjnej

Organizator imprezy integracyjnej powinien wyróżniać się kreatywnością, łatwością nawiązywania kontaktów, poczuciem humoru i empatią. Najlepiej będzie, jeśli nasz event przygotuje ktoś, kto robił podobne rzeczy już wcześniej. Pozwoli to uniknąć drobnych błędów czy potknięć. Taka osoba będzie w stanie przewidzieć różne reakcje w trakcie realizacji zadania czy zabawy.

Doświadczony organizator imprez z pewnością niejednokrotnie obserwował różne zachowania osób, jak na przykład sceptyczne podejście do danego zadania czy obawę przed skorzystaniem z niektórych atrakcji. Taka osoba potrafi zachęcić do wspólnego działania, rozbawić towarzystwo i jednocześnie w żaden sposób nie naruszyć poczucia godności uczestników (to ważne w przypadku niektórych zabaw!). Znajomość ludzkiej psychiki i wiedza, jak zachować się w potencjalnie trudnych sytuacjach sprawi, że zabawa będzie udana, a nasz event zostanie pozytywnie odebrany. Pozostanie w pamięci uczestników jako niezapomniana przygoda.

Na czym się znamy?

• kompleksowa organizacja imprez Wrocław i okolice, ale także w każdym innym miejscu,
• planowanie eventów firmowych,
• duże imprezy firmowe,
• organizacja wyjazdowej imprezy firmowej,
• planowanie imprez,
• organizacja imprez plenerowych,
• organizacja eventu krok po kroku,
• profesjonalna organizacja imprez masowych,
• integracja firmowa,
• atrakcje na imprezy firmowe,
• wydarzenia biznesowe,
• imprezy okolicznościowe,
• obsługa imprez.

Jako firma eventowa czyli inaczej mówiąc agencja eventowa, zajmiemy się wszystkim – znajdziemy miejsce na event, a następnie skoordynujemy całość: począwszy od zaproszenia gości po podziękowania za udział. Bierzemy na siebie wszystkie aspekty logistyczne organizacji imprezy. Planowanie wydarzeń to nasza specjalność!

Firmowe imprezy integracyjne – korzyści z organizacji

Organizacja firmowego spotkania to kluczowy element budowania silnego zespołu i wzmacniania relacji w miejscu pracy. Event integracyjny może znacząco wpłynąć na morale pracowników, poprawiając jednocześnie komunikację i współpracę. Integracyjne eventy firmowe powinny być dobrze przemyślane, aby spełniały oczekiwania uczestników i były zgodne z kulturą organizacyjną firmy.

Oferta imprez dla firm jest niezwykle szeroka i obejmuje różnorodne formy aktywności, od klasycznych bankietów po nowoczesne warsztaty team-buildingowe. Wybierając odpowiednią firmę do organizacji takiego wydarzenia, warto zwrócić uwagę na jej doświadczenie oraz opinie dotychczasowych klientów. Profesjonalna organizacja eventu zapewni nie tylko udaną zabawę, ale również osiągnięcie zakładanych celów biznesowych.

Zobacz jak szybko i sprawnie zorganizować imprezę – sprawdź nasz konfigurator imprez!