Imprezy pracownicze wymagają ogromnej pracy i organizacji, ale wysiłek jest tego warty – takie wydarzenie przynoszą spektakularne efekty. Organizując firmowe eventy trzeba wziąć pod uwagę wiele kwestii, w których można się pogubić. Pomagamy krok po kroku przejść przez najważniejsze elementy imprezy pracowniczej. Sprawdź, jak zaplanować udaną imprezę firmową!
Imprezy pracownicze – stresująca organizacja?
Imprezy pracownicze to duże przedsięwzięcia, które z pewnością kojarzą się z mnóstwem organizacji i stale towarzyszącym stresem. Jest to zupełnie normalne, bowiem chcemy, aby wydarzenie okazało się sukcesem. Dlatego pamiętaj o odpowiednim, wcześniejszym planowaniu i o zrobieniu konkretnej listy zadań. Warto do tego wykorzystać technologie: Asana, Trello bądź Excel, które uporządkują Twoją listę kontrolną. O czym na pewno musisz pamiętać? Uwzględnij kwestie takie jak:
- Miejsce wydarzenia
- Jedzenie i napoje
- Dekoracje
- Atrakcje eventowe
- Zakwaterowanie gości
- Dojazd.
Przygotuj się również na różne ewentualności. Nie polegaj na prognozie pogody, zwłaszcza jeśli organizujesz imprezy pracownicze na świeżym powietrzu. W przeciwnym razie pogoda może spłatać Ci psikusa. Nie ograniczaj się tylko do jednego scenariusza, na wszelki wypadek przygotuj kilka propozycji. W razie potrzeby błyskawicznie zmienisz plany, nawet w ostatniej chwili.
Atrakcje eventowe
Dobra impreza firmowa nie obejdzie się bez dodatkowych atrakcji. Należy stale zaskakiwać swoich pracowników, aby imprezy pracownicze zostały zapamiętane na długie lata! Pamiętaj jednak, by atrakcje dostosowywać do potrzeb uczestników – nie każdy gość będzie chciał brać udział w czymś, co nie będzie dla nich wygodne czy komfortowe.
Imprezy pracownicze świetnie współgrają z grami integracyjnymi – tego typu zabawy nie tylko umilą czas gościom, lecz także pomogą im w tworzeniu trwałych relacji. Pomysłami na inne atrakcje są: zatrudnienie wodzireja, komika, czy zespołu muzycznego. Wynajęcie fotobudki bądź profesjonalnego fotografa i kamerzysty, który uchwycą wszystkie ważne chwile.
Zamów najlepszy catering
Jedzenie jest niezwykle ważną kwestią wydarzenia, które ma wpływ na to ja będzie odbierane przez gości. Posiłki musza być smaczne i zróżnicowane. Warto wynająć catering na imprezy pracownicze, jednakże przed podpisaniem umowy sprawdź dokładnie firmę cateringową, jej opinie oraz doświadczenie. Uwzględnij w menu różne dania dostosowane do potrzeb pracowników: danie mięsne, ale również wegetariańskie, wegańskie, czy bez glutenu. Warto przez wydarzeniem zorganizować ankietę wśród gości, aby dowiedzieć się o ich preferencjach żywieniowych.
Nie wiesz od czego zacząć organizację eventów firmowych?
Imprezy pracownicze to nasza specjalność –
zgłoś się do nas już dziś!
Miejsce na imprezy pracownicze
Miejsce na imprezy pracownicze to kluczowy element wydarzenia. Szukając odpowiedniego obiektu ustal sobie kryteria, które są dla Ciebie ważne. Czy szukasz obiektu w centrum miasta, a może z dala od zgiełku, położonego w atrakcyjnym i cichym miejscu? Sprawdź co oferuje dany lokal: czy posiada zaplecze gastronomiczne, ale również np. techniczne jeśli chcesz zorganizować również warsztaty gotowania czy szkolenia integracyjne dla firm. Sprawdź także dojazd na miejsce. Upewnij się, że goście nie będą mieli problemu z dotarciem na miejsce prywatnym samochodem czy komunikacją miejską. Dobrą opcją jest wynajęcie wspólnego autokaru lub zorganizowanie noclegu.
Zaproszenia
Pamiętaj, aby odpowiednio wcześniej rozesłać zaproszenia na imprezy pracownicze, aby goście zarezerwowali sobie konkretną datę. Wykorzystaj do tego ciekawe aplikacje takie jak: Trello, Asana, Kalendarz Google, Facebook i Canva, które pomogą Ci zaprojektować eleganckie zaproszenia, a następnie je rozesłać do gości. Ponadto możesz szybko wysłać przypomnienia i nowinki na temat wydarzenia, a goście automatycznie dodadzą je do swoich kalendarzy. Dzięki temu masz pewność, że nic nie umknie Twoim pracownikom. Po zakończeniu imprezy możesz im wysłać podziękowania, filmy i zdjęcia.
Rozpisz budżet wcześniej
Budżet na imprezy pracownicze to kolejny ważny element. Pamiętaj, by mądrze rozdysponować każdą złotówkę. Przede wszystkim uwzględnij przynajmniej 10 proc. zapas na niespodziewane wydatki. Pamiętaj, że nie wszystko można przewidzieć. Szukając obiektu, firmy cateringowej, czy agencji eventowej porównaj wszystkie możliwe oferty. W ten sposób wyeliminujesz zbędne wydatki, a jednocześnie zadbasz o wysoką jakość. Nie wydawaj za dużo pieniędzy na zbędne dekoracje, czy nadmierną ilość atrakcji – przesada w drugą stronę też nie jest zdrowa.
A może impreza z motywem przewodnim?
Impreza przebierana z motywem przewodnim to bardzo modny trend ostatnimi czasy. Impreza w stylu lat 20., 80., a może w stylu boho, hawajskim, czy w oparciu o filmy i seriale? Możliwości jest naprawdę wiele, a ogranicza nas jedynie nasza wyobraźnia. Każdy motyw przewodni ma swoje zalety. Pamiętaj, aby dekoracje i atrakcje odpowiadały charakterowi imprezy. Wybierz także motyw przewodni, który będzie pasował do stylu wydarzenia. Inaczej wygląda organizacja bankietów, a inaczej zwykła impreza integracyjna dla pracowników. Wybierz jeden motyw, który odzwierciedla cel wydarzenia.