Spotkanie firmowe krok po kroku

Spotkanie firmowe to nieodłączny element działalności każdej firmy. Podczas takich spotkań można omówić bieżące sprawy, przedstawić plany i cele na przyszłość, a także wynegocjować umowy z partnerami biznesowymi. Spotkanie firmowe musi być bardzo dobrze zorganizowane od a do z. Jak się do tego zabrać? Od czego zacząć planowanie?

Organizuję spotkanie firmowe – od czego zacząć?

Organizacja spotkań oraz imprez nie jest łatwym zadaniem. Zanim zorganizujemy spotkanie firmowe, warto określić cel i plan. Po co chcemy je zorganizować? Co zamierzamy przez nie osiągnąć? Niesamowicie ważne jest ustalenie budżetu, który możemy przeznaczyć na spotkanie. Zdecydowanie ułatwi to wyznaczenie kwestii, które warto poruszyć na dalszych etapach uszczegółowiania koncepcji spotkania.

Budżet

Na samym początku powinniśmy również ustalić budżet spotkania firmowego. To ile będziemy mogli na nie przeznaczyć, będzie miało wpływ na wiele kwestii, takich jak miejsce spotkania, atrakcje, czy też ilość zaproszonych gości. Można zorganizować udane spotkanie firmowe zarówno z małym, jak i dużym budżetem. Najważniejsze jest dobre rozplanowanie i rozpisanie całości. 

Kolejnym krokiem jest wybór miejsca, w którym odbędzie się event. Zasadniczo są dwie możliwości. Pierwsza to zorganizowanie go w siedzibie firmy. Jest to dobra opcja, jeśli chcemy na przykład zaprosić partnerów biznesowych do siebie i oprowadzić po firmie. Jednakże w innych sytuacjach o wiele lepszym rozwiązaniem będzie przeniesienie spotkania w neutralne miejsce. Np. na salę konferencyjną w hotelu, dworku czy pensjonacie. Coraz większą popularnością cieszą się obiekty konferencyjne w górach.

spotkania firmowe

Odpowiednio przystosowana sala konferencyjna sprzyja skupieniu a także kreatywności. Uczestnicy spotkania czują się swobodniej niż w firmowych murach. Nie boją się wyrażać swoich opinii i proponować nietuzinkowych rozwiązań – a jak dobrze wiemy porządna burza mózgów to klucz do wielu kreatywnych pomysłów, które zbliżają firmę do sukcesu na rynku!

Termin

Wybranie dobrego terminu spotkania firmowego sprawi, że pojawi się na nim większa liczba osób. Ważnym jest również, aby ustalić termin odpowiednio wcześnie. Zarówno zaproszeni pracownicy, jak i “goście specjalni”, mają  swoje zobowiązania. W przypadku, gdy dowiedzą się o spotkaniu tydzień lub dwa wcześniej, mogą na nie nie przyjść. 

Dobrym sposobem jest zaplanowanie terminu co najmniej miesiąc lub dwa do przodu. Da to nie tylko możliwość gościom do pogodzenia spotkania ze swoimi prywatnymi zobowiązaniami. Jest to również o wiele wygodniejsze dla nas jako organizatorów. Im więcej czasu poświęcimy na organizację spotkania, tym lepsze mogą być jego efekty, ponieważ wszystko będzie odpoweidnio dopracowane. 

Przy wyborze terminu powinniśmy uwzględnić czy w najbliższym czasie nie ma żadnych świąt. Dla wielu osób spędzenie czasu z rodziną jest o wiele ważniejsze niż spotkanie firmowe. Powinno unikać się również organizowania spotkań w okresie wakacyjnym, gdy część pracowników lub innych gości może mieć zaplanowany wyjazd wypoczynkowy. 

Zaproszenia

Podczas organizacji spotkania firmowego, nie można zapomnieć o zaproszeniach dla gości. To właśnie spersonalizowane zaproszenia sprawią, że goście poczują się docenieni. Na zaproszeniach powinny znaleźć się najważniejsze informacje o spotkaniu, takie jak miejsce, godzina, harmonogram i dresscode. Warto umieścić na nich także prośbę o wcześniejszym powiadomieniu o specyficznych potrzebach żywieniowych. Jeżeli konferencja jest kilkudniowa, warto uwzględnić w zaproszeniach to, czy goście chcą skorzystać z noclegu oferowanego przez firmę, czy też nie.

Zaproszenia mogą mieć zarówno formę papierową, jak i elektroniczną. Forma elektroniczna może być o wiele wygodniejsza, możemy poprosić o wypełnienie krótkiej ankiety dotyczącej potrzeb i oczekiwań gości.

Również w formie elektronicznej łatwiej uzyskać informacje, o tym, czy goście chcą skorzystać z noclegu oferowanego przez firmę. Zaproszenie elektroniczne może uwzględniać również potwierdzenie uczestnictwa w spotkaniu.

Miejsce na spotkanie firmowe

Jeżeli spotkanie firmowe zaplanowane jest na kilka dni, warto zadbać o to, by pracownicy mieli co robić. Szukając obiektu, powinniśmy zwrócić więc uwagę na okoliczne atrakcje, dostęp do ogrodu czy też miejsc rozrywkowych takich jak bilard, kręgle lub basen. Powinniśmy również wybrać miejsce z łatwym dojazdem. Warto zadbać o zorganizowanie dojazdu dla osób, które nie mają prawa jazdy bądź samochodu. Najlepszym rozwiązaniem będzie wynajęcie busa, który wyjedzie o ustalonej godzinie spod siedziby firmy. 

Wybór miejsca na spotkanie firmowe ma ogromne znaczenie. Odpowiednio przystosowana do spotkania sala konferencyjna sprzyja skupieniu oraz kreatywności. W jasnej sali z wygodnymi siedzeniami uczestnicy spotkania mogą czuć się w niej swobodniej niż w firmowych murach. Nie boją się wyrażać swoich opinii i proponować nietuzinkowych rozwiązań – a jak dobrze wiemy porządna burza mózgów to klucz do wielu kreatywnych pomysłów, które zbliżają firmę do sukcesu na rynku! Warto docenić starania oraz wysłuchać zdania każdego uczestnika spotkania. To właśnie ich pomysły mogą się okazać przełomowe.

W sali, w której je organizujemy, powinno być wystarczająco dużo miejsca dla wszystkich gości. Dodatkowo warto zadbać o wygodę siedzenia, często krzesła w salach konferencyjnych są mało wygodne. Brak komfortu uczestników spotkania przekłada się na mniejszą efektywności oraz poczucie znużenia i frustracji. Zamiast z zainteresowaniem słuchać i uczestniczyć w dyskusji, będą oni zerkać na zegarek z nadzieją, że ich cierpienie się wkrótce skończy.  Praca grupowa lub spotkanie w jasnej sali, na wygodnych siedzeniach, będzie o wiele bardziej efektywna. Wygoda i dobre oświetlenie sprzyja możliwości kreatywnego myślenia, które powinno być najważniejsze w pracy zespołowej.

Jeśli tylko pogoda na to pozwala, warto postawić na imprezy na świeżym powietrzu. Piknik, grill lub ognisko w plenerze jest doskonałym pomysłem na wyrwanie pracowników z ich rutyny. 

Przygotuj harmonogram

Kiedy kwestie logistyczne zostały opracowane należy się skupić na określeniu harmonogramu spotkania, który jest bardzo istotnym elementem. Spotkanie firmowe powinno posiadać dobrze rozplanowany harmonogram. W przeciwnym razie jego przebieg może być chaotyczny. Mając agendę, każdy uczestnik będzie wiedział, czego może się spodziewać. Jakie sprawy zostaną poruszone podczas spotkania. IIe mniej więcej będą trwać rozprawy na dany temat. Harmonogram oraz cel spotkania powinny się także znaleźć na zaproszeniach dla gości.

Mając agendę, każdy uczestnik będzie wiedział, czego może się spodziewać. Jakie sprawy zostaną poruszone podczas spotkania oraz jaki czas mniej więcej będą zajmować rozprawy na dany temat. Harmonogram oraz cel spotkania powinny się także znaleźć na zaproszeniach dla gości.

W harmonogramie powinny znaleźć się pory konkretnych spotkań z opisami czego będą dotyczyć. Nie można zapomnieć o uwzględnieniu przerw na posiłek czy kawę. Przerwy nie powinny być zbyt częste, wtedy uczestnicy mogą wybić się z rytmu spotkania. Zbyt mała ilość przerw może powodować zdenerwowanie i wywoływać negatywne emocje.

Chociaż dla wielu wydaje się to niepotrzebne, harmonogram sprawia, że uczestnicy spotkania czują, że oni i ich czas jest szanowany. Skoro pracownicy uczestniczą w spotkaniu, które może wykraczać poza ich godziny pracy, chcieliby, aby ich czas nie został zmarnowany. Harmonogram pozwoli w 100% efektywnie wykorzystać czas przeznaczony na firmową konferencję.

spotkania firmowe

O czym jeszcze nie można zapomnieć? O niezbędnych narzędziach do pracy, takich jak: prezentacje, diagramy, wykresy, które pozwolą jej maksymalnie wyczerpać temat i sprawią, że wypadnie profesjonalnie w oczach uczestników. Ważne są również notesy i długopisy, czyli materiały dla uczestników, dzięki którym będą mogli sobie zapisać najważniejsze kwestie. Pamiętaj o przygotowaniu plików dokumentów, zawierających podsumowanie najważniejszych spraw, które zostały poruszone na spotkaniu. Można je przekazać zarówno w formie fizycznej, jak i elektronicznej.

Powinno być pysznie!

Miejsce, w którym odbędzie się spotkanie już wybrane? Cudownie! Teraz pora zająć się kolejną kwestią, jaką jest jedzenie. Najlepszym rozwiązaniem jest zamówienie bufetu z zimnymi przekąskami, które uczestnicy będą mogli konsumować podczas krótkich przerw między kolejnymi blokami konferencji. Warto zadbać także o dłuższą przerwę obiadową, podczas której uczestnicy otrzymają ciepły posiłek, który będzie się składał z zupy, drugiego dania i deseru. Zamawiając catering, powinniśmy uwzględnić indywidualne potrzeby wszystkich gości. Aktualnie coraz więcej osób rezygnuje ze spożywania mięsa i produktów odzwierzęcych. Należy również zadbać o osoby z nietolerancjami pokarmowymi, na przykład celiakią. Przygotowując konferencję czy też spotkanie firmowe, powinniśmy sprawić, aby każdy z uczestników czuł się podczas wydarzenia bezpiecznie i komfortowo. 

Prośbę o informacje o specyficznej diecie, czy też alergiach pokarmowych, powinno umieścić się na zaproszeniu. Dzięki temu podczas organizacji będziemy mogli odpowiednio wcześniej znaleźć dobrą firmę cateringową i zamówić dla każdego dobre jedzenie. Odpowiednie jedzenie jest nie tylko kwestią komfortu, ale też szacunku. Tak samo jak my nie chcielibyśmy spędzić kilku godzin głodni, tak samo nie powinniśmy zmuszać do tego naszych gości. Dla niektórych zjedzenie nieodpowiedniej rzeczy mogłoby się wiązać z dyskomfortem lub nawet wizytą w szpitalu. 

Najwygodniejszą i najsmaczniejszą opcją jest zorganizowanie spotkania firmowego w miejscu, które dysponuje własną kuchnią. Doświadczeni kucharze przygotowują wszystko na świeżo. Smakowi takich potraw nie dorówna żaden catering.

Komfortowe warunki sprzyjają wypoczynkowi

Udostępnianie noclegu gościom spotkania firmowego to bardzo dobra opcja. Warto jednak zadbać również o komfort gości w pokojach. Trudno umożliwić każdemu z gości spanie w indywidualnym pokoju, byłoby to problematyczne logistycznie, jak i finansowo. Warto jednak, aby “goście specjalni” posiadali pokoje jednoosobowe. Pracownicy firmy, bez względu na jakim są stanowisku, powinni mieć pokoje dzielone. Dzięki temu nikt nie poczuje, że ktokolwiek mógłby być faworyzowany. Fakt, że ktoś mógłby dostać lepszy, a ktoś gorszy pokój, mógłby wpłynąć na pogłębienie się konfliktów pomiędzy pracownikami. A przecież spotkania firmowe powinny służyć budowaniu więzi. Warto umożliwić każdej osobie wybór z kim chciałaby być we współdzielonym pokoju.

Dlaczego spotkanie firmowe jest ważne?

Spotkania firmowe to idealna okazja do nawiązania kontaktów biznesowych, które pomagają firmie się rozwijać i mogą przybliżać ją do osiągnięcia sukcesu na rynku. Spotykając się z partnerami możesz przekonać ich do współpracy, a jednocześnie pokazać firmę z jak najlepszej strony. W firmie należy omawiać najważniejsze kwestie. Pracownicy powinni wiedzieć do czego dążą, jakie są cele ich działalności oraz firmy.

Kluczem do sukcesu są regularne spotkania członków zespołu, na których omawiane są wszystkie bieżące sprawy związane z funkcjonowaniem firmy oraz zespołu. Spotkanie to także odpowiedni czas na ustalenie planu działania i pracy na najbliższe tygodnie oraz określenie celów krótko- i długoterminowych. Konferencje to dla wielu recepta na wszystko! Jednak trzeba je zorganizować dobrze. I pamiętać o tym, jakie jest ich zadanie. 

Na spotkaniach firmowych można przedstawić swoje pomysły i oczekiwania. Ważne, aby każdy z pracowników mógł czuć się wysłuchany, a jego pomysły lub postulaty nie były lekceważone. Praca w zespole powinna opierać się na umowie i relacji partnerskiej, dzięki której każda ze stron czuje się doceniona. Spotkanie firmowe to także doskonała przestrzeń do rozwiązywania konfliktów, które mogą pojawić się pomiędzy pracownikami. 

Należy pamiętać, że firma będzie wypadać lepiej w oczach potencjalnych partnerów biznesowych, jeśli pokaże im jak dobre relacje panują między pracownikami. Mało osób będzie zainteresowanych współpracą z firmą, której pracownicy są znudzeni, zdenerwowani lub negatywnie nastawieni do przełożonych i siebie nawzajem. Chcąc osiągnąć sukces na rynku warto postawić na dobre relacje zarówno między pracownikami na tym samym szczeblu, jak i między pracownikami, a ich przełożonymi. 

A może spotkanie online?

Alternatywą dla spotkań osobistych są też spotkania online, które szczególnie sprawdzą się, gdy większość pracowników wypełnia swoje obowiązki zdalnie. Spotkanie w formie online będzie dla nich o wiele wygodniejsze. Spotkanie online jest również świetnym wyborem przy ograniczonym budżecie lub w sezonie chorobowym. 

Organizacja spotkania online również powinna zawierać harmonogram. Różne spotkania mogłyby odbywać się na poszczególnych kanałach. Dobrym rozwiązaniem jest również stworzenie kanałów rozrywkowych z grami i zabawami oraz takich, na których uczestnicy będą mogli spokojnie porozmawiać. Chociaż wiele osób ma już dosyć wirtualnych spotkań, są one nadal dobrym rozwiązaniem, gdy nie mamy możliwości zorganizowania spotkania twarzą w twarz. 

Spotkania firmowe okazją do wspólnej zabawy

W pędzie codziennego życia trudno nawiązać kontakty ze współpracownikami. Najczęściej ograniczają się one do omawiania spraw związanych z pracą. Części osób z biura nawet nie rozpoznajemy na ulicy.  Impreza firmowa to idealny sposób na poprawienie relacji pomiędzy pracownikami. Przestrzeń poza biurem ułatwia pracownikom poznanie prawdziwych siebie. Dodatkowo luźna atmosfera imprezy sprzyja nawiązywaniu się relacji przyjacielskich, które trwają latami. 

Relacje oparte na koleżeństwie i szacunku ułatwiają pracownikom pracę w zespołach. Dzięki czemu są oni bardziej efektywni, niż gdy po prostu się tolerują. Impreza, która może odbyć się po spotkaniu, jest idealną okazją do zacieśnienia więzi poprzez zabawę. Umożliwia również rozładowanie napięcia, które może towarzyszyć codziennej pracy. 

Świetnym pomysłem jest zorganizowanie spotkania firmowego w hotelu, czy dworku z noclegiem. Po części oficjalnej goście z chęcią zjedzą coś dobrego i wspólnie pobawią się przy muzyce. Impreza to doskonały sposób na odprężenie po całym dniu spędzonym w sali konferencyjnej. To idealny moment na zawiązanie przyjacielskich więzi i spokojne rozmowy na tematy inne niż praca. Jest to także znakomita forma integracji pracowników. Impreza firmowa zbliża ludzi i sprawia, że atmosfera w miejscu pracy jest zdecydowanie przyjemniejsza.

Zadbaj o feedback

Jeżeli zorganizowaliśmy spotkanie firmowe lub konferencję warto dowiedzieć się, jak oceniają spotkanie nasi gości. Dzięki informacji zwrotnej będziemy mieli informacje, jakie kwestie interesowałyby uczestników, na czym powinniśmy skupić się bardziej, a czego unikać. Feedback ze strony pracowników możemy uzyskać na kilka sposobów.

Ankieta elektroniczna

Pierwszym z nich jest wysłanie maila z prośbą o wypełnienie anonimowej ankiety. Anonimowa ankieta jest jednym z najlepszych sposobów na uzyskanie rzetelnej informacji zwrotnej. Uczestnicy nie będą się wtedy krępować w pisaniu o tym, co im się podobało, a co nie. Dodatkowo każdy z uczestników będzie mógł ją wypełnić w dogodnym dla niego czasie. Niestety istnieje ryzyko, że część osób ją zignoruje. 

Ankieta papierowa 

Kolejnym sposobem na uzyskanie informacji zwrotnej jest papierowa ankieta. Można udostępnić ją uczestnikom przy wyjściu, w dowolnym miejscu na sali konferencyjnej lub dać przy wejściu i prosić o pozostawienie przy wychodzeniu. Ta metoda niestety może być niezbyt skuteczna. Wiele osób śpieszy się do wyjścia, przez co nie przywiązują uwagi do tego, co piszą i chcą to po prostu mieć z głowy. Ankieta uzupełniana odręcznie ma również ten problem, że może być trudna do odczytania lub osoba wypełniająca będzie wstydzić się pisania swoich opinii. 

Feedback ustny

Najbardziej tradycyjną formą uzyskiwania informacji zwrotnej jest rozmowa z uczestnikami. Jednocześnie jest ona najmniej skuteczna. Osoby, które pytane są o swoje odczucia osobiście, mogą być mało szczere. Dużo osób ciągle boi się, że negatywna ocena może wpłynąć na ich relacje z przełożonymi, a nawet stać się przyczyną utraty pracy. 

Niemniej uzyskanie rzetelnego feedbacku może pozytywnie wpłynąć na organizację następnych wydarzeń firmowych. Warto brać pod uwagę każdą opinię, nawet te stanowiące mniejszość.

Warto zaufać specjalistom – integracja pracowników – agencja eventowa