PR in der IT- und Technologiebranche: ein Kommunikationsschema für B2B-Unternehmen

Kurz gesagt

• Zwei Empfänger: Der Entscheider fragt nach dem Problem und dem Risiko, der Techniker nach der Funktionsweise und der Wartung. Ein Kommuniqué in zwei Ebenen deckt beide ab.
• Ohne Jargon: Beginnen Sie mit dem Problem des Kunden, erklären Sie die Termine in derselben Sätze und zeigen Sie ein einziges Szenario an.
• Beweise, keine Sätze: Eine detaillierte Beschreibung der Implementierung, offene Regeln, unabhängige Audits und unterzeichnete Gutachten stärken das Vertrauen.
• Der Vorfall und die Medien: Informieren Sie zunächst die Betroffenen; sprechen Sie nur über bestätigte Fakten und arbeiten Sie mit den Branchenmedien über Themen zusammen.

PR in der IT-Branche besteht darin, Vertrauen in die Technologiefirma unter Kunden, Medien und Partnern zu schaffen, damit das Produkt, das man nicht sieht, verständlich und glaubwürdig wirkt. Es funktioniert am besten dort, wo die Botschaft einfach, auf Fakten basierend und für schwierige Situationen vorbereitet ist.

In diesem Artikel zeigen wir ein Muster: wie man gleichzeitig mit dem Entscheider und der Technik kommuniziert, wie man ein Produkt ohne Jargon beschreibt, was man Alternativen zu Schlagwörtern ersetzen kann, wie man einen Sicherheitsvorfall kommuniziert und wie man mit den Branchenmedien zusammenarbeitet.

Warum PR in der IT-Branche anders funktioniert

Das Technologieunternehmen verkauft etwas, das der Kunde normalerweise nicht sieht und nicht anfassen wird. Es gibt eine Verheißung, dass das System funktionieren wird, die Daten sicher sind und die Implementierung die Arbeit nicht beeinträchtigt. Deshalb Vertrauen in der IT-Branche baut langsamer auf als in anderen Branchen., Und man verliert schneller Geld. Ein gescheiterter Projekt oder eine einzige Störung können viele Monate der Verkaufsarbeit zerstören.

Das zweite Problem ist die Sprache. Die Produktabteilung spricht von Architektur, Integrationen und Leistung. Die Kundenleitung fragt, wie viel das sparen wird und was passieren würde, wenn etwas schief gehen würde. Beide Seiten haben Recht, aber ohne einen Übersetzer verstehen sie sich nicht. Ein guter PR-Vertrag in diesem Bereich ist genau dieser Übersetzer.

Dieser Text ist keine allgemeine Einführung zum Thema. Eine allgemeine Beschreibung finden Sie im Artikel. PR-Agentur - auch die IT braucht sie. Hier beschreiben wir einen Muster, also eine wiederholbare Art, Nachrichten zu strukturieren, die Sie in Ihrem Unternehmen anwenden können.

Zwei Empfänger, ein Signal: Entscheidungsträger und Techniker

In der B2B-Verkaufswelt entscheidet in der IT fast immer mehr als eine Person. Zwei Rollen sind entscheidend und erfordern unterschiedliche Dinge.

• Geschäftsträger (Präsident, Finanzdirektor, Bereichsleiter) fragt: Was löst dieses Problem aus, was ändert sich in der Firma, welches Risiko besteht und wer trägt die Verantwortung?.
• Techniker (Administrator, Architekt, Teamleiter) fragt: wie funktioniert das, was ist daran verbunden, was passiert bei einem Ausfall und wie viel Arbeit meine Mitarbeiter dazu beitragen müssen.

Der häufigste Fehler ist, Texte für eine von beiden zu schreiben. Texte, die nur für die Technik verfasst sind, sind für die Geschäftsführung unleserlich. Texte, die nur für die Geschäftsführung verfasst sind, klingen für die Technik wie Passwörter und der Techniker lehnt sie ab. Und oft hat dieser die letzte Wortwahl, da er beurteilt, ob die Lösung auch langfristig gehalten werden kann.

Die Lösung ist einfach: einem Bericht, zwei Ebenen. Die erste Ebene ist eine kurze Zusammenfassung für den Entscheider: Problem, Effekt, Risiko. Die zweite Ebene enthält Details für den Techniker: wie es funktioniert, welche Einschränkungen es hat, wo die Dokumentation zu finden ist. Beide Ebenen sagen dasselbe, nur auf einer anderen Ebene der Details. Dadurch können beide Empfänger eine konsistente Geschichte lesen und nicht das Gefühl haben, dass das Unternehmen ihnen zwei verschiedene Geschichten erzählt.

Ein guter Test ist die Kontrollfrage: Wird der Finanzdirektor den ersten Absatz ohne Wörterbuch verstehen können, und wird der Administrator in der zweiten Hälfte etwas finden, worüber er nicht streiten kann?

Wie man ein Produkt ohne Fachjargon beschreibt

Das Fachjargon ist nicht selbstverständlich ein Sünder. Die Technik ist dafür notwendig. Das Problem beginnt jedoch, wenn dieselbe Sprache in einer Mitteilung an die Geschäftsführung, die Medien oder den Kunden verwendet wird, der die Abkürzungen nicht kennt. Hier sind vier einfache Techniken.

1. Beginnen Sie mit dem Problem des Kunden, nicht mit den Funktionen. Statt „Plattform mit Integrationsmodul” schreiben Sie: „Das Unternehmen hört auf, Daten zwischen den drei Systemen zu verwalten”.
2. Jede Bezeichnung muss in demselben Satz erklärt werden. Beispielsweise: „Backup, also ein separater Datenspeicher, aus dem man die Arbeit nach einem Ausfall wiederherstellen kann”.
3. Verwenden Sie einen Vergleich aus dem Alltag, aber nur einen. Zwei Vergleiche in einem Text beginnen sich gegenseitig zu widersprechen.
4. Zeigen Sie stattdessen ein Szenario an, anstatt eine Liste der Funktionen. „Was am Montag Morgen passiert, wenn das Team sich in das System einloggt”, sagt mehr als zehn Spezifikationspunkte.

Bevor Sie den Text veröffentlichen, geben Sie ihn jemandem aus dem Nicht-Branche vor, zum Beispiel einer Person aus der Buchhaltung. Wenn er nach einer ersten Lektüre in seinen eigenen Worten sagen kann, was das Unternehmen verkauft und für wen, funktioniert der Text.

Beweise statt Passwörter

Im IT-Bereich herrscht ein Haufen von Schlagwörtern: „innovativ”, „sicher”, „skalierbar”, „Marktführer”. B2B-Kunden lesen diese nicht, weil jeder Konkurrent dasselbe schreibt. Vertrauen baut man auf Beweisen auf. Ein Beweis ist etwas, das der Leser entweder überprüfen oder sich in seinem Unternehmen vorstellen kann.

Welche Beweise kommen in dieser Branche normalerweise zum Einsatz?

• Beschreibung der Implementierung Schritt für Schritt: mit welchem Problem kam der Kunde an, was wurde getan, was verlief schwieriger als geplant. Mit Zustimmung des Kunden und ohne die Offenlegung sensibler Daten.
• Offene Geschäftsregeln: wie das Unternehmen die Daten schützt, wie schnell es auf eine Meldung reagiert und wer für die Dienstleistung zuständig ist. Am besten in einer einfachen, öffentlich zugänglichen Dokumentation.
• Zertifikate und Audits unabhängiger Stellen, beschrieben, damit der Leser weiß, was genau bestätigt wird und was nicht.
• Kundenbewertungen, die mit Namen, Position und Firma versehen sind, Nur wenn der Kunde es tatsächlich akzeptiert hat.
• Eigene Fachkenntnisse: Ratgeber, Analyse und Erklärung der Änderungen in den Vorschriften. Es zeigt, dass das Unternehmen den Markt versteht und nicht nur ein Produkt verkauft.

Bei jeder Zahl, die das Unternehmen öffentlich nennt, muss man die Frage beantworten können: Woher das bekannt ist und aus welchem Zeitraum. Wenn man das nicht kann, sollte man diese Zahl besser nicht nennen. Eine zweifelhafte Zahl schwächt die gesamte Restinform des Kommuniqués. Das ist eine Regel, die wir auch bei Presseinformationen, Denn heute lesen sie sie nicht nur Journalisten, sondern auch KI-Modelle.

Kommunikation nach dem Sicherheitsvorfall

Im IT-Bereich ist ein Sicherheitsvorfall keine Frage des „ob”, sondern eines „wann”. Unternehmen, die gut vorbereitet sind, vermeiden solche Vorfälle nicht. Sie unterscheiden sich darin, dass Sie wissen, was zu sagen ist, wer es sagt und in welcher Reihenfolge.. Eine detaillierte Beschreibung der Datendateien-Leaks finden Sie im Artikel Datenverlust: Krisenkommunikation. Hier konzentrieren wir uns auf das Muster für Technologieunternehmen.

1. Zuerst diejenigen, die vom Vorfall betroffen sind. Die Kunden und Partner erfahren von dem Unternehmen und nicht aus den Medien. Die Botschaft ist kurz: Was geschieht, worum geht es, was der Kunde jetzt tun muss.
2. Sag nur das, was bestätigt ist. Wenn die Ursache noch untersucht wird, schreiben Sie dies direkt und geben Sie an, wann weitere Informationen vorliegen werden. Vermutungen, die zu früh ausgesprochen werden, müssen später zurückgezogen werden.
3. Verstecken Sie Ihre Pflichten gegenüber dem Gesetz nicht. Die Meldung an die zuständigen Behörden und die Benachrichtigung der betroffenen Personen werden mit einem Anwalt und der für den Datenschutz verantwortlichen Person vereinbart. Die Kommunikation ersetzt diese Schritte nicht.
4. Ein Sprecher, eine Quelle der Wahrheit. Auf der Unternehmensseite wird eine aktualisierte Information erstellt, auf die alle Kanäle verweisen.
5. Zeige, was sich ändern wird. Nachdem die Situation unter Kontrolle gebracht wurde, beschreibt das Unternehmen die Ergebnisse und Änderungen in den Sicherheitsmaßnahmen. Dies ist der beste Beweis dafür, dass sie eine Lehre gezogen hat.

Die Vorbereitung macht den Unterschied aus. Ein vorbereitetes Kommunikationsschema, eine Liste der Entscheidungsträger und die Regel, wer die Inhalte genehmigt, sollten vor dem Vorfall vorhanden sein. In den ersten Stunden gibt es keine Zeit, sie zu entwickeln. Ähnliche Regeln für Medien haben wir in dem Artikel beschrieben. Mitteilungen an die Medien in einer Krise.

Beziehungen zu Branchenmedien

Medienfachjournalisten lesen Menschen, die Technologien kaufen, empfehlen und bewerten. Ein Journalist mit einem solchen Titel kennt das Thema normalerweise besser als ein durchschnittlicher Autor für allgemeine Medien und erkennt schnell Marketing-Verwirrung. Daher basiert die Zusammenarbeit auf der Nützlichkeit.

• Bring das Thema mit, nicht das Produkt. Ein Journalist interessiert sich für Trends, Markttrends oder Änderungen in den Gesetzen. Ein Produkt ist in einem Text ein gutes Beispiel, aber selten selbst das Thema.
• Verleihen Sie dem Experten die Autorität, nicht dem Berater alles zu sagen. Ein Ingenieur oder Architekt, der in einfacher Sprache die Sache erklären kann, ist für die Redaktion wertvoller als der Kommunikationsbereich.
• Sagen Sie schnell und präzise zu. Redaktionen haben kurze Fristen. Eine Antwort nach zwei Tagen ist oft unbrauchbar.
• Beachtet die Grenzen. Bitte bitten Sie nicht um die Annahme des Textes vor der Veröffentlichung und versprechen Sie keine Exklusivität, die Sie nicht halten können.
• Planen Sie im Voraus. Der Quartalsplan mit Themen und Anlässen erleichtert die Arbeit. Wie man ihn aufstellt, haben wir in einem Artikel beschrieben. Medienbeziehungen: Wie man einen Quartal der Zusammenarbeit mit Journalisten plant.

Es ist auch wichtig, an den neuen Empfängern zu denken: den KI-Modellen. In ihren Antworten auf die Fragen der Nutzer stützen sie sich oft auf Medienberichte und detaillierte Beschreibungen des Unternehmens. Daher arbeiten auch gute, konkrete Beiträge in Branchenmedien bei der Sichtbarkeit in den Antworten der KI-Systemen. Dies haben wir in einem Artikel beschrieben. PR AI: Warum Medienberichte bestimmen, was ChatGPT über Ihr Unternehmen sagt.

Wie man überprüft, ob das Muster funktioniert

Zeitliche Übereinstimmung ist kein Indiz für Einfluss. Wenn die Anzahl der Anfragen nach der Veröffentlichung gestiegen ist, ist noch nicht bekannt, ob das auf PR, den Einkaufssaison oder eine Werbekampagne zurückzuführen ist. Daher lohnt es sich, im Voraus festzulegen, was und wie man messen will.

• Qualität der Publikationen. Hat der Artikel die Medien erreicht, die von Ihren Kunden gelesen werden, und wurde die Botschaft so wie geplant vermittelt?
• Fragen mit Begründung. Fügen Sie zur Kontaktformularfrage „wie kennen Sie uns?” eine Antwort hinzu. Die Antworten sind nicht perfekt, aber sie geben einen Anhaltspunkt.
• Verkaufsgespräche. Bitten Sie die Verkäufer um Notizen: Hat der Kunde über den Artikel, die Rede oder die Meinung gesprochen?
• Antworten von KI-Modellen. Einmal im Monat stellen Sie einige feste Fragen zu Ihrer Kategorie und prüfen Sie, ob das Unternehmen auftaucht und ob die Beschreibung stimmt.

Wir berechnen die Publikationen nicht nach der Preisstruktur der Werbung, da das nichts darüber aussagt, ob jemand dem Unternehmen vertraut hat. Stattdessen empfehlen wir die in dem Artikel beschriebenen Maße. PR-Strategie für ein B2B-Unternehmen: vom Ziel zum Messen. Stelle einen Ausgangspunkt vor dem Start fest, denn ohne diesen lässt sich nichts vergleichen.

Wie Commplace helfen kann

Wir helfen technologischen Unternehmen, diesen beschriebenen Prozess in der Praxis umzusetzen: von einer Kundenkartei und einer Zwei-Schicht-Kommunikation über Beweismittel und Vorbereitung auf einen Vorfall bis hin zu einem Plan für die Zusammenarbeit mit den Branchenmedien. Unsere Grundregel lautet: Wir gehen nicht davon aus, sondern prüfen, und wir versprechen kein Ergebnis, das nicht messbar ist. Empfindliche Inhalte wie die nach einem Vorfall abgegebene Mitteilung werden immer von einer Person aus dem Kundenbereich genehmigt.

Wenn Sie umfassende Unterstützung bei der Kommunikation benötigen, besuchen Sie die Seite Öffentlichkeitsarbeit. Wenn Sie die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens in den Antworten von KI-Modellen interessieren, sehen Sie sich unser Angebot an. PR AI.

Przykłady działań i wyników znajdziesz w realizacjach Commplace®.

Am häufigsten gestellte Fragen zu PR in der IT-Branche

Was ist PR in der IT-Branche?

PR in der IT-Branche besteht darin, Vertrauen in die Technologiefirma bei Kunden, Medien und Partnern zu schaffen. Es umfasst Produktkommunikation, Medienberichte, Fachwissen und Kommunikation nach Vorfällen.

Braucht ein IT-Unternehmen PR, wenn es B2B verkauft?

Normalerweise schon, denn B2B-Kunden prüfen vor dem Kauf die Glaubwürdigkeit des Unternehmens im Internet und in den Medien. PR hilft dabei, dort konkrete Beweise zu finden, und nicht nur Werbebotschaften.

Wie schreibt man über IT-Produkte, damit das Management sie versteht?

Beginnen Sie mit dem Problem des Kunden und dem Effekt für das Unternehmen, und beschreiben Sie erst dann, wie es funktioniert. Erklären Sie jeden technischen Begriff in derselben Satzstellung und zeigen Sie ein konkretes Einsatzszenario an.

Wie kommunizieren Sie einen Sicherheitsvorfall?

Informieren Sie zunächst die Betroffenen über den Vorfall und sprechen Sie nur das bestätigte aus. Ermitteln Sie eine einzige Informationsquelle, vereinbaren Sie rechtliche Pflichten mit einem Anwalt und beschreiben Sie die Änderungen nach Abschluss der Arbeit.

Wie kann man überprüfen, ob PR im IT-Bereich funktioniert?

Verknüpfen Sie mehrere Messgrößen: die Qualität der Publikationen, die Frage „wie kennen Sie uns?” im Formular, die Hinweise der Händler und eine regelmäßige Testung der Antworten von KI-Modellen. Eine einzelne Zahl reicht nicht aus, da ein Anstieg in derselben Zeit keinen Einfluss beweist.