Ankieta dla pracowników: jak sprawdzić, dlaczego odchodzą, i co z wynikami zrobić

Kurz gesagt

• Po co pytać pracowników, dlaczego odchodzą?: Firma, która traci ludzi, zwykle ma wersję przyczyn, którą słyszy od przełożonych: wynagrodzenie, lepsza oferta, zmiana miasta.
• Jaki cel ma mieć ankieta?: Zanim napiszesz pierwsze pytanie, wybierz jedno z trzech pytań głównych: Dlaczego ludzie odchodzą?
• Jakie pytania zadać?: Dobre pytania są konkretne, proste i dotyczą doświadczenia, a nie ogólnych ocen.
• Jak zapewnić anonimowość i zaufanie?: Ludzie odpowiadają szczerze tylko wtedy, gdy wierzą, że nie poniosą konsekwencji.

Odpowiedź w skrócie: Ankieta dla pracowników pozwala sprawdzić, co ich trzyma w firmie, a co zniechęca. Ustal cel, zadaj kilkanaście konkretnych pytań, zagwarantuj anonimowość, opublikuj wyniki i wybierz dwa–trzy działania z terminem. Ankieta bez informacji zwrotnej psuje zaufanie bardziej, niż gdyby jej wcale nie było.

Po co pytać pracowników, dlaczego odchodzą?

Firma, która traci ludzi, zwykle ma wersję przyczyn, którą słyszy od przełożonych: wynagrodzenie, lepsza oferta, zmiana miasta. Rzeczywiste powody bywają inne: brak rozwoju, słaba komunikacja, nieczytelne zasady awansu, relacja z przełożonym. Ankieta daje szansę usłyszeć to wprost, zanim kolejna osoba złoży wypowiedzenie.

Dane z ankiety są też podstawą dla employer brandingu. Bez nich propozycja wartości dla pracowników bywa zbiorem haseł, których zespół nie rozpoznaje we własnej codzienności. Z danymi możesz mówić o tym, co naprawdę działa, i naprawiać to, co zawodzi.

Jaki cel ma mieć ankieta?

Zanim napiszesz pierwsze pytanie, wybierz jedno z trzech pytań głównych:

1. Dlaczego ludzie odchodzą? (ankieta lub rozmowa wychodząca)
2. Co sprawia, że zostają? (ankieta wśród obecnych pracowników)
3. Jak firma wygląda z perspektywy nowych osób? (ankieta po pierwszych miesiącach pracy)

Jedna ankieta nie odpowie na wszystko. Jeśli próbujesz zmieścić trzy cele w jednym formularzu, skończysz z długą ankietą, którą nikt nie wypełni do końca.

Jakie pytania zadać?

Dobre pytania są konkretne, proste i dotyczą doświadczenia, a nie ogólnych ocen. Przykładowy zestaw (do dopasowania do firmy):

• Jak oceniasz jasność swoich zadań i oczekiwań wobec Ciebie? (skala)
• Czy wiesz, jakie masz możliwości rozwoju w tej firmie? (skala)
• Jak oceniasz komunikację z bezpośrednim przełożonym? (skala)
• Czy masz wystarczające narzędzia i informacje, żeby dobrze pracować? (skala)
• Czy czujesz, że Twoja praca jest zauważana? (skala)
• Co jest największą zaletą pracy w naszej firmie? (pytanie otwarte)
• Co najbardziej utrudnia Ci pracę? (pytanie otwarte)
• Co jedną rzeczą moglibyśmy zmienić, żebyś chciał(a) zostać? (pytanie otwarte)
• Czy poleciłbyś(abyś) pracę u nas znajomej osobie i dlaczego? (skala i uzasadnienie)

Pytania w skali zapewniają porównywalność w czasie, otwarte dają konkret i język, którym ludzie naprawdę mówią. Unikaj pytań podwójnych (na przykład „czy jesteś zadowolony z wynagrodzenia i benefitów?”) oraz sugerujących odpowiedź.

Jak zapewnić anonimowość i zaufanie?

Ludzie odpowiadają szczerze tylko wtedy, gdy wierzą, że nie poniosą konsekwencji. Dlatego:

• wyjaśnij na początku, kto zobaczy wyniki i jak będą wykorzystane,
• nie raportuj wyników dla bardzo małych zespołów, w których łatwo rozpoznać autora,
• rozważ, aby ankietę przeprowadzała niezależna osoba lub zewnętrzny partner,
• nie pytaj o dane, które są zbędne, takie jak dokładny staż czy stanowisko, jeśli pozwalają zidentyfikować osobę.

Przetwarzanie danych w ankiecie podlega przepisom o ochronie danych. Skonsultuj zakres i sposób zbierania z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych w firmie.

Kiedy ankietować i jak często?

Ankieta raz na kilka lat nie pokazuje trendu. Dużo lepiej działa krótka, regularna ankieta, na przykład kwartalna, z kilkoma stałymi pytaniami i jednym zmiennym. Dodatkowo warto wprowadzić stałą rozmowę wychodzącą z osobami, które odchodzą, prowadzoną przez kogoś innego niż ich przełożony. Terminy dobierz tak, by nie wypadały w szczycie obowiązków, bo wtedy odpowiedzi są pośpieszne.

Co zrobić z wynikami?

To najważniejszy etap. Zrób cztery kroki:

1. Pokaż wyniki pracownikom, także te niewygodne. Brak informacji zwrotnej jest odbierany jako lekceważenie.
2. Wskaż dwa–trzy tematy do zmiany, zamiast długiej listy. Ustal właściciela, termin i miarę sukcesu dla każdego z nich.
3. Wróć za kilka miesięcy i powiedz, co zostało zrobione. Jeśli czegoś nie zrobiono, wyjaśnij dlaczego.
4. Powtórz ankietę z tymi samymi pytaniami i porównaj wyniki.

Przykład schematu (nie dane klienta): ankieta pokazuje, że pracownicy nie wiedzą, jak wyglądają ścieżki awansu. Firma opisuje je w jednym dokumencie, zapowiada go na spotkaniu zespołu i po kwartale pyta ponownie. Zmianę widać w odpowiedzi na pytanie o możliwości rozwoju.

Jak ankieta łączy się z employer brandingiem?

Wyniki ankiety to materiał do trzech rzeczy. Po pierwsze, do określenia, co firma może uczciwie obiecywać kandydatom. Po drugie, do wskazania obszarów wymagających poprawy, zanim zacznie się mówić o nich na zewnątrz. Po trzecie, do punktu wyjścia dla późniejszego pomiaru zmian. Więcej o pomiarach znajdziesz w tekście jak mierzyć employer branding.

Pamiętaj, że działania wizerunkowe bez poprawy tego, co dzieje się w firmie, nie rozwiążą problemu. Kandydaci i tak dowiedzą się, jak jest naprawdę, z opinii byłych pracowników.

Dlaczego to ma znaczenie finansowe?

Każde odejście oznacza koszty: czas na rekrutację, wdrożenie nowej osoby i okres, w którym nowa osoba nie pracuje jeszcze w pełni. Jak policzyć te koszty dla swojej firmy, opisujemy w tekście o koszcie rekrutacji pracownika. Jeśli znasz liczbę odejść w ostatnim roku i koszt jednej rekrutacji w Twojej firmie, możesz oszacować, ile kosztuje brak działań.

Kiedy skorzystać z pomocy z zewnątrz?

Zewnętrzny partner pomaga, gdy w firmie brakuje zaufania do ankiet wewnętrznych, gdy zespół jest mały i anonimowość trudna do zapewnienia lub gdy potrzeba połączyć wyniki z planem komunikacji do pracowników i kandydatów. W Commplace łączymy badanie, plan komunikacji i pomiar w ramach oferty HR PR i employer brandingu.

Häufige Fragen

Ile pytań powinna mieć ankieta dla pracowników?

Zwykle kilkanaście, tak by wypełnienie zajęło kilka minut. Dłuższa ankieta zmniejsza liczbę kompletnych odpowiedzi. Lepiej zadawać krótką ankietę częściej niż długą raz na kilka lat.

Czy ankieta dla pracowników musi być anonimowa?

Nie musi, ale anonimowość zwykle zwiększa szczerość odpowiedzi. Ustal i opisz, kto zobaczy wyniki. Zakres zbieranych danych skonsultuj z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Czym różni się ankieta od rozmowy wychodzącej?

Ankieta obejmuje wiele osób i pokazuje trendy. Rozmowa wychodząca pozwala dopytać o szczegóły u osób odchodzących. Najlepiej stosować obie metody.

Co zrobić, jeśli wyniki ankiety są złe?

Pokazać je pracownikom, wybrać dwa–trzy tematy do poprawy, przypisać właściciela i termin oraz wrócić do tematu po kilku miesiącach. Ukrywanie wyników psuje zaufanie.

Co zrobić dalej?

Chcesz oprzeć employer branding na danych od własnych pracowników? Zobacz ofertę HR PR i employer brandingu i napisz do nas.

Siehe auch:

• HR PR i employer branding
• Jak mierzyć employer branding
• Koszt rekrutacji pracownika