W terminologii istnieje sporo różnych imprez firmowych: impreza turystyczna, wyjazd integracyjny, szkolenie, impreza integracyjna itd. Każda z nich ma swoje indywidualne cechy, które również przekładają się na sposób ich finansowego rozliczania, czy zakres usług. Czym zatem jest impreza turystyczna?
Impreza turystyczna – definicje
Impreza turystyczna sama w sobie posiada kilka definicji, które są niezwykle istotne aby odróżnić ją prawidłowo od innych wyjazdów. Przede wszystkim musi być wyjazdem, który trwa ponad 24 godziny (chyba, że zawiera nocleg). Przykład: konferencja zaczyna się o godzinie 16, a kończy o 12, ale obejmuje zakwaterowanie).
Impreza turystyczna to pakiet kupiony w jednym miejscu, np. zwiedzanie winnicy, obiad w restauracji i nocleg zakupione u organizatora, nawet jeśli każdy z komponentów oferuje inna firma. Każdy komponent stanowi istotny element wycieczki – minimum 25 proc. jej wartości. I wreszcie: impreza turystyczna to dwie lub więcej usług turystycznych (za usługę uznajemy np. przejazd, zakwaterowanie lub określone atrakcje na imprezy firmowe)
Potrzebujesz pomocy przy organizacji imprezy?
Pomożemy Ci w każdej kwestii!
Impreza turystyczna, a szkolenia, kursy i coaching
Kolejne regulacje dotyczą szkoleń, konferencji i coachingu, które zgodnie z prawem nie są traktowane jako podróże służbowe. Co to oznacza? Pracownicy powinni móc zrezygnować z uczestnictwa w wyżej wymienionych przypadkach, choć niestety nie zawsze tak jest przez niewiedzę pracodawców. Kolejne istotne kwestie dotyczą kosztów. W trakcie kursów czy szkoleń pracodawca może, ale wcale nie musi pokrywać kosztów noclegu pracownika.
Co z imprezami, które odbywają się w siedzibie firmy? Jeśli odbywają się w ciągu dnia, to zaliczają się one do czasu pracy i należy się za nie wynagrodzenie. W przypadku, gdy team-building, zadania, odbywają się poza firmą, np. wczesnym wieczorem, to czas ten nie jest wliczany do czasu pracy. Ewentualne dodatkowe zasady ustala z pracownikami bezpośrednio szef.
Jak zorganizować szkolenie? Warto zawrzeć umowę z pracodawcą w której będą opisane podstawowe warunki. Przykładowo często pracownik, który ma wziąć udziału w drogim kursie podnoszenia kwalifikacji, zobowiązuje się, że nie odejdzie z pracy przez określony czas po ukończeniu szkolenia. Jeśli złamie tę umowę, pracodawca może poprosić go o zwrot kosztów szkolenia.
Czym różni się impreza turystyczna od wyjazdu służbowego ?
Delegacja, podróż służbowa, czy wyjazd służbowy to pojęcia stosowane zamiennie. Takie wyjazdy będą inaczej rozliczane w przypadku firm państwowych oraz prywatnych. W firmach prywatnych rozliczenie i organizacja podróży służbowych odbywa się na zasadach określonych w firmowym regulaminie. Z kolei w szpitalu, czy szkole obowiązują ustawowe regulacje nałożone przez państwo.
Jakie zasady obowiązują firmę w przypadku wyjazdu służbowego? Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów wyjazdu w delegację lub na inny służbowy wyjazd. Ma też prawo do diety delegacyjnej. Jeśli pracodawca nie zapewnia mu przejazdu i wyżywienia (np. dojazd autokarem i obiad na spotkanie firmowe w górach, na których pracownik ma wygłosić prelekcję), to trzeba zachować rachunki i faktury dokumentujące poniesione wydatki.
Istotne kwestie i zasady
Impreza turystyczna obejmuje szereg różnych regulacji, których należy przestrzegać, co wiąże się z wieloma definicjami tego pojęcia. Na przykład zgodnie z prawem organizator musi zapewnić Ci jasną informację na temat każdego komponentu wycieczki. Musi również określić z góry zasady rozwiązania umowy. Regulacje określają np. zasady, na jakich organizator imprezy turystycznej może podnieść jej cenę po zawarciu umowy. Może to zrobić tylko wtedy, gdy wzrosną koszty (np. paliwa). Nie może się tak stać później niż na 20 dni przed imprezą, a jeśli koszty wzrosną o więcej niż8 proc., to masz prawo rozwiązać umowę bez ponoszenia dodatkowych opłat.
Organizatorem jest też hotel, który oferuje np. warsztaty kulinarne i loty balonem, a wszystko to organizuje firma zewnętrzna. Jeśli natomiast hotel oferuje np. nocleg, wyżywienie i ognisko z kiełbaskami, ale wszystko organizuje samodzielnie i w ramach jednej ceny, to można mówić raczej o noclegu z wyżywieniem.
Impreza turystyczna, a bon turystyczny
W 2020 wprowadzono bon turystyczny z powodu pandemii koronawirusa, którym można było zapłacić za nocleg w hotelu, pensjonacie, czy innym obiekcie turystycznym. W 2021 roku zmieniono zasady użytkowania bonu turystycznego. Obecnie impreza turystyczna nie musi obejmować noclegu, by można było za nią zapłacić bonem. To ratunek dla tych, którzy nie mogą przyjmować gości na noc z powodów sanitarnych, ale organizują całodniowe warsztaty czy inne atrakcje na świeżym powietrzu. Bonem można też płacić za pakiety, obejmujące np. przejazdy, zwiedzanie i zajęcia sportowe czy rekreacyjne.
