Spotkanie integracyjne – czym jest i dlaczego warto w nim uczestniczyć?

Jak powinno wyglądać profesjonalnie przygotowane spotkanie integracyjne dla pracowników?  Jakie aspekty są ważne? Jak je zorganizować? Prawdopodobnie każdy kiedyś uczestniczył w spotkaniu integracyjnym. Może na studiach, a może w pracy. Więc kiedy mówimy o spotkaniu integracyjnym, automatycznie nasuwają nam się jakieś skojarzenia. A jak faktycznie takie spotkanie powinno wyglądać?

Czym jest integracja?

Czym jest integracja? Najogólniej rzecz ujmując, integracja to proces polegający na łączeniu różnych elementów w pewną całość. Termin ten najczęściej stosowany jest w odniesieniu do ludzi i oznacza on łączenie się ludzi w grupę społeczną, czyli mówimy o integracji społecznej; o procesie scalania się, zachodzącym na różnych szczeblach społecznych. Może dotyczyć całych środowisk, jak na przykład integracja osób z niepełnosprawnościami, migrantów czy innych grup zagrożonych wykluczeniem społecznym.

Pojęcia tego często używa się również w odniesieniu do różnych dziedzin i zjawisk. Może dotyczyć na przykład procesów gospodarczych, systemów informatycznych czy zarządzania. Integracja może być spontaniczna lub też w pewien sposób świadomie ukierunkowana – wtedy mamy wpływ na poszczególne etapy integracji.

Dla nas szczególnie interesujący jest wymiar społeczny integracji. A jeszcze ściślej rzecz ujmując – integracja w pracy.

Atmosfera w pracy

Z badań wynika, że dla większości ludzi – około 80% –  jednym z najważniejszych czynników decydujących o pozostaniu w danej firmie lub zmianie miejsca zatrudnienia jest atmosfera w pracy. Zwłaszcza w sytuacji, kiedy mogliby gdzie indziej otrzymać podobne wynagrodzenie lub czasem nawet odrobinę wyższe. Kluczowym elementem decydującym o pozostaniu lub odejściu jest wtedy fakt, jak czują się w swoim otoczeniu. Wyobraźmy sobie na przykład pracownika sklepu, tynkarza, księgową czy nauczyciela biologii. Każda z tych osób może wykonywać te same czynności w innym zakładzie czy szkole. Dostaną za swoją pracę prawdopodobnie podobną pensję.

Co zatem decyduje, że pracują właśnie tam, a nie gdzie indziej? Okazuje się, że najważniejsze jest to, jak układają im się stosunki z innymi pracownikami. Czy lubią się nawzajem, czy są doceniani, czy mają o czym porozmawiać. Nie wszyscy zdajemy sobie sprawę, że na przykład pani Daria pracuje z nami już 15 lat, bo lubi pójść na lunch z koleżankami z sąsiedniego działu i porozmawiać o kinie. A pan Tomasz lubi pożartować ze współpracownikami w czasie przerwy na kawę.   

Tempo i efektywność w pracy

Dobra atmosfera pozwala nam nie tylko zatrzymać pracownika, ale również przekłada się na tempo i efektywność w pracy. Jeśli pracownicy potrafią się dogadać, sprawniej wykonają powierzone zadania. Zaoszczędzą czas i nie będą tracić energii na wyjaśnianie nieporozumień. Dobre relacje między nimi przełożą się na realizację celów firmy, a tym samym na jej zysk. Taka pozytywna energia z pewnością wpłynie też na pojawienie się nowych pomysłów i szybszy rozwój. Zadowolony pracownik będzie również lojalny wobec swojej firmy.

Podstawowym narzędziem do budowy dobrej atmosfery i silnego zespołu jest właśnie integracja! Dlatego tak ważne jest, aby pracodawcy organizowali spotkania integracyjne. To najlepsza okazja, by się odprężyć i lepiej poznać.  

Co trzeba wiedzieć o spotkaniach integracyjnych?

Chociaż spotkania integracyjne są świetnym sposobem na poprawę komunikacji wewnątrz zespołu, to z pewnością nie można do nich podejść, jako do leku na całe zło. Poważnych konfliktów wewnątrz firm nie rozwiąże nawet najlepsza zabawa – i to trzeba mieć na uwadze. Wszystkie zgrzyty i niesnaski warto rozwiązywać na bieżąco i nie zamiatać problemów pod dywan. Powinien o to zadbać szef, ale i pracownicy.

Spotkania integracyjne

Spotkania integracyjne mogą dość szybko pozytywnie wpłynąć na relacje pracowników i realnie przyczynić się do stworzenia wyjątkowej atmosfery w każdej firmie. Warto korzystać z tego narzędzia w pełni świadomie i wiedzieć, jakie korzyści mogą płynąć ze spotkania integracyjnego. Ostatni etap to zaplanowanie spotkania, które pozwoli osiągnąć wyznaczone cele, a tym samym stworzyć zespół, o którym marzy każda firma.

Kiedy organizować spotkania integracyjne?

Na pytanie, kiedy organizować spotkania integracyjne, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wydaje się, że na spotkanie w dobrym gronie zawsze jest odpowiedni czas. Jednak nie chodzi przecież o spotkanie z przyjaciółmi czy z rodziną (chyba, że nasi współpracownicy jednocześnie nimi są, gdyż prowadzimy firmę rodzinną…). Tak więc wybierając termin na imprezę firmową, powinniśmy zastanowić się, czy akurat nie jest to okres świąteczny, albo długi weekend. A może to czas wzmożonego ruchu w firmie, bo mamy okres wakacyjny, a zajmujemy się sprzedażą wycieczek typu „last minute”?

Unikajmy planowania wyjazdów integracyjnych w wysokim sezonie urlopowym. I za każdym razie zapowiedzmy taki wyjazd z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby pracownicy mogli uwzględnić ten wyjazd w planach swoich i swojej rodziny.  

Czasem jednak bywa tak, że spotkanie integracyjne potrzebne jest „na cito”. I trzeba je zorganizować na ostatnią chwilę. Dlaczego? Powody mogą być różne. Na przykład zatrudnienie nowych pracowników, połączenie lub rozbudowa działów, poważna zmiana organizacji pracy. Albo – trzeba pilnie rozładować napięcie. Mając dobre rozeznanie w tym, co dzieje się z danym zespołem czy załogą, będziemy wiedzieć, kiedy jest to po prostu konieczne. Czasem pracownicy sami sygnalizują, że przydałoby się na przykład coś uczcić. Takie spotkania z inicjatywy zatrudnionych są potrzebne i często też mają charakter nieformalny. Troska pracodawcy o dobrą atmosferę w firmie jest dobrze odbierana i doceniana. Tak więc odpowiedź na pytanie: kiedy organizować spotkania integracyjne może być tylko jedna: zawsze, gdy tylko jest taka potrzeba/możliwość.

Wybór miejsca na spotkanie integracyjne

Jeśli zatem nie w naszej firmie, to gdzie? Wybierając miejsce na integracyjne spotkanie, na pewno warto zwrócić uwagę na takie elementy, jak:

1. Atrakcyjność miejsca – pracownicy na pewno docenią miejsce dobrze atrakcyjne turystyczne lub po prostu modne.
2. Standard – im wyższy, tym lepiej, to oczywiste. Event będzie wydawał się bardziej ekskluzywny.
3. Dostępność miejsc noclegowych – jeśli celem jest integracja, to najlepiej umieścić wszystkich w jednym hotelu.
4. Zaplecze gastronomiczne – dobrą kuchnię, najlepiej regionalną, niepowtarzalne dania i rzemieślnicze piwa uczestnicy spotkania integracyjnego z pewnością docenią.
5. Dostępność miejsc parkingowych czy miejsca dla autokaru.
6. Wielkość obiektu, poszczególnych sal i pokojów.
7. Miejsce na ognisko, ogród czy możliwość zorganizowania dodatkowych atrakcji.

Miejsce na spotkanie integracyjne

Miejsce na spotkanie integracyjne – w firmie czy nie? Spotkania integracyjne mogą mieć formalny i nieformalny charakter. Wybór formy spotkania najczęściej leży po stronie pracodawcy, jednak ten często skłania się ku preferencjom swoich pracowników. Spotkanie integracyjne dla pracowników może odbywać się podczas wydarzenia kulturalnego, wyjazdów służbowych i szkoleń, a nawet wolontariatu. Wydaje się, że forma spotkania zewnętrznego ma więcej zalet niż w siedzibie firmy.

Mimo to niektórzy zastanawiają się, czy imprezy integracyjnej nie zorganizować w miejscu pracy. Pewnie niektóre zakłady dysponowałyby nawet odpowiednią przestrzenią, niezbędną do organizacji bankietu, grilla czy nawet zabaw terenowych. Jednak czy to na pewno dobry pomysł? W miejscu, w którym i tak spotykamy się na co dzień i gdzie panują określone relacje służbowe, na przykład dyrektor – pracownik czy kierownik projektu – wykonawca, nie do końca można wyjść z utartych ról. A w udanej integracji chodzi właśnie o to, żeby trochę lepiej poznać i zrozumieć siebie nawzajem. Łatwiej będzie to zrobić na neutralnym gruncie, zwłaszcza w ciekawym otoczeniu. Może się okazać, że mamy z szefem podobne pasje, tylko że w pracy się o tym nie rozmawia. Tak więc wydaje się, że miejsce na wyjazd integracyjny warto jednak wybrać poza firmą czy przedsiębiorstwem.

Przygotowanie spotkania integracyjnego krok po kroku

Przygotowanie spotkania integracyjnego dla pracowników – jak to zrobić? Od czego zacząć? Przede wszystkim musimy:

• Ustalić wstępny budżet. Musimy wiedzieć, w jakim przedziale cenowym chcemy się zmieścić. Wtedy łatwiej będzie nam zaplanować miejsce i czas spotkania.

• Wybrać, w jakiej formie ma się ono odbyć. Może to być na przykład wyjazd szkoleniowy połączony z uroczystą kolacją. Może być impreza tematyczna, odnoszące się na przykład do wybranej epoki, filmu czy zainteresowań. Popularne jest również ognisko integracyjne i różnego rodzaju degustacje. Ciekawą alternatywą mogą być na przykład warsztaty – muzyczne? Taneczne? Plastyczne? Możliwości jest dużo. Jeśli nie możemy się zdecydować, zawsze może to być po prostu niezawodny, klasyczny bankiet.

Miejsce na imprezę firmową

Trzeba wybrać miejsce na imprezę firmową. Może to być na przykład kameralny hotel na spotkania integracyjne, położony w ciekawej okolicy i z dobrym zapleczem. Taki obiekt musi posiadać niezbędną infrastrukturę i doświadczoną obsługę. W przypadku bardzo ograniczonych środków możemy ograniczyć się po prostu do wspólnego wyjścia w najbliższą okolicę. Wspólnie spędzić czas w kręgielni, a potem razem wyjść na pizzę. Ten drugi wariant jest raczej propozycją dla osoby nowej w zespole, chcącej „wkupić się” do już istniejącego teamu. W przypadku, kiedy organizatorem jest pracodawca, oczekiwania z pewnością są dużo większe.

• Wybrać ewentualne dodatkowe atrakcje na imprezy firmowe. W zależności od przyjętej konwencji, możemy zapewnić naszym gościom dodatkowe wrażenia. Zaskoczyć pokazem iluzji, zaprosić ulubionego wokalistę, zaproponować gry towarzyskie, pokaz sztucznych ogni lub popisy baristy albo profesjonalnego barmana.
• Ustalić menu. Menu powinno pasować do wariantu spotkania integracyjnego, który wybraliśmy. Na przykład jeśli będzie to uroczysty bankiet, musimy przewidzieć odpowiednie dania i przystawki.
• Zaplanować kwestie logistyczne. Musimy wybrać sposób dojazdu, sprawdzić miejsca parkingowe, zaplanować rozlokowanie gości. W przypadku, jeśli zechcemy powierzyć organizację podmiotowi zewnętrznemu, trzeba starannie wybrać wykonawcę, ustalić z nim szczegóły i podpisać umowę.
• W miarę szybko poinformować i zaprosić pracowników.

Prosty pomysł na spotkanie integracyjne

Pomysły – spotkanie integracyjne mogą być naprawdę bardzo różne. Najczęstszym, ale jednocześnie najbardziej banalnym pomysłem na integrację jest po prostu biesiada przy suto zastawionym stole. Ale czy tego faktycznie oczekują nasi pracownicy? Możliwe, że zadowoli to jakąś część naszych gości, ale zwykle oczekujemy, że na evencie będzie dziać się nieco więcej. Zwykle chcemy, żeby spotkanie było ciekawe, a może nawet ekscytujące. Sami zapraszamy gości też po to, żeby coś im pokazać, pochwalić się czymś czy po prostu ich zaskoczyć i rozbawić. Podobnie spotkania integracyjne powinny mieć jakiś rys, który je wyróżni.

Niewiele osób ma warunki, żeby zrobić u siebie na posesji ognisko. Dlatego na wyjazdach zawsze się sprawdza wspólne ognisko integracyjne. Dla naszych gości to okazja, by przypomnieć sobie na przykład kolonie czy obozy harcerskie albo wczasy pod gruszą z rodzicami. Zwykle wtedy właśnie pojawiają się wspólne tematy i uśmiech na twarzy. Taka forma spotkania nie wymaga też specjalnej oprawy. Zazwyczaj wystarczy sam blask płomienia i bliskość natury.

Spotkanie integracyjne –  pomysły?

W coraz większym stopniu żyjemy w cyfrowym świecie. Zarówno w pracy, jak i poza nią. Sprawia to, że wielu ludzi tęskni za zabawą w większym gronie, koniecznie na żywo! Tak więc dużym zainteresowaniem cieszą się zabawy tematyczne, oparte na jakimś scenariuszu lub myśli przewodniej. Pomysłów na takie imprezy jest bardzo dużo i w tym względzie ogranicza nas tylko własna wyobraźnia.

Oto kilka tylko podpowiedzi, które można wykorzystać, żeby nadać niepowtarzalny rys naszemu spotkaniu integracyjnemu. Spróbujmy stworzyć zgraną grupę pracowniczą w nietypowy sposób!

1. impreza w stylu filmowym – zaproponujmy gościom, żeby przebrali się za wybraną postać z ekranu lub sami narzućmy jakiś motyw. Może to być zabawa w rycerzy, kosmicznych bohaterów, modnych od kilku lat wikingów itp.

2. zabawa w stylu wybranej epoki – bankiet w stylu lat 20. da nam szansę na pewną dozę frywolności… Z kolei atmosferę buntu i wolności przypomnimy sobie, organizując imprezę pogo w stylu kultowych koncertów w Jarocinie w latach 80.

Gry zespołowe

3. gra poszukiwacze skarbów – musimy wysilić szare komórki, by podążając za wskazówkami znaleźć wszystkie „skarby”.

4. zabawy team buildingowe – to gry i zabawy nastawione na budowanie dobrych relacji w grupie. To świetny pomysł na rozwój miękkich kompetencji – umiejętność współpracy i dzielenia się pomysłami, komunikatywność i asertywność. Doświadczony organizator z pewnością będzie wiedział, jakie ćwiczenia integracyjne w zespole pasują do Twojej firmy.

5. gry terenowe lub impreza plenerowa – na przykład turniej minigolfa, mecz piłkarski czy wycieczka do parku linowego. Dla wielbicieli mocniejszych wrażeń zorganizujmy paintball, off road albo spływ pontonowy. Z kolei dla szukających relaksu i odprężenia ciekawy koncert, kręgle, bilard lub po prostu wyjście na miasto albo spacer w malowniczej okolicy będą w sam raz.

6. warsztaty kulinarne – mogą być świetną okazją do poznania kulinarnych tajemnic szefów kuchni.

Niezależnie od tego, który pomysł na spotkanie integracyjne wybierzemy, z pewnością dostarczymy naszym gościom porcję pozytywnej energii. Przy każdym wariancie budujemy dobrą atmosferę i stwarzamy okazję na zacieśnienie więzi.

Spotkanie integracyjne dla pracowników jako narzędzie

Spotkania integracyjne są dla pracowników fakultatywne, czyli nieobowiązkowe. Jeśli ktoś nie ma ochoty w nich uczestniczyć, nie powinien być do tego zmuszony. Trzeba jednak przyznać, że w naprawę ciekawych spotkaniach wszyscy chętnie biorą udział. Spotkanie integracyjne nazywa się czasem narzędziem do poprawy komunikacji w firmie – i tak jest w istocie. Zgrana grupa pracuje lepiej i efektywniej, jest chętna do podejmowania nowych wyzwań i daje z siebie wszystko, aby sprostać oczekiwaniom pracodawcy. Organizacją spotkań integracyjnych w dużych firmach zajmuje się dział PR lub HR, a w mniejszych – bezpośredni przełożony. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na zatrudnienie firmy eventowej albo zlecają organizację w miejscu, w którym odbywa się spotkanie, np. hotelu.

Team building

Jednym z elementów budowania zgranego zespołu są techniki team buildingu. Samo pojęcie oznacza po prostu budowanie zespołu. W ramach team buildingu stosuje się wiele zabiegów, jednym z najważniejszych jest właśnie spotkanie integracyjne. Techniki te sprawdzają się przy tworzeniu nowych zespołów, zmianie starych struktur, albo też w przypadku potrzeby wzmocnienia i poprawy komunikacji w już istniejących grupach. Założenie jest takie, że dobre relacje w grupie pozwalają efektywniej pracować, a ponadto zespół taki będzie bardziej kreatywny i zmotywowany.

Jednym z elementów budowania zgranego zespołu są techniki team buildingu. Samo pojęcie oznacza po prostu budowanie zespołu. W ramach team buildingu stosuje się wiele zabiegów, jednym z najważniejszych jest właśnie spotkanie integracyjne. Techniki te sprawdzają się przy tworzeniu nowych zespołów, zmianie starych struktur, albo też w przypadku potrzeby wzmocnienia i poprawy komunikacji w już istniejących grupach. Założenie jest takie, że dobre relacje w grupie pozwalają efektywniej pracować, a ponadto zespół taki będzie bardziej kreatywny i zmotywowany.

Dwór Korona Karkonoszy ma duże doświadczenie w organizacji spotkań integracyjnych z elementami team buildingu. Oferuje wiele sprawdzonych scenariuszy ciekawych gier i zabaw, które uczą współpracy i prawidłowej komunikacji w grupie. Umieszczając pracowników w nowym otoczeniu, w kameralnym hotelu na imprezy pracownicze, poprzez relaks i wypoczynek osiągamy zamierzone efekty.

Spotkania integracyjne organizowane przez… pracowników

Nie ma reguły, która mówiłaby, że to tylko i wyłącznie firma organizuje spotkanie integracyjne dla pracowników. Często zdarza się, że inicjatywa spotkania wychodzi od zatrudnionych w danej firmie osób. Takie praktyki najczęściej można obserwować w przedsiębiorstwach, które nie przykładają zbyt wielkiej uwagi do atmosfery panującej w miejscu pracy.

Spotkania integracyjne pracowników organizowane przez nich samych najczęściej przyjmują bardzo luźny charakter – nie obowiązuje żaden specjalny strój, a impreza toczy się do białego rana. Na takie wydarzenia, z różnych względów, najczęściej nie zaprasza się szefostwa, często pomijani są także pracownicy wyższego szczebla. Czy to dobrze? I tak, i nie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby osoby pracujące w jednym miejscu wyszły umówiły się na wspólną imprezę .

Jednak warto pamiętać, że to przede wszystkim pracodawca powinien zwracać uwagę na potrzeby swojego zespołu i organizować oficjalne spotkania integracyjne. Firma ignorująca potrzebę integracji nie wypada zbyt dobrze w oczach pracowników.

Spotkania integracyjne – pomysły na strój

Stara zasada głosiła, że dobry ubiór to ubiór dopasowany do okoliczności. A jednocześnie w dzisiejszych czasach, gdy reguły dress code’u nie są już tak restrykcyjnie przestrzegane, ubiorem chcemy wyrazić siebie. Jednak kilku zasad warto się trzymać, no i zachować zdrowy rozsądek wybierając strój na spotkanie integracyjne.

Na szkolenie wypada ubrać się bardziej oficjalnie, na przykład koszula i sportowa marynarka. Jeśli organizator zarządzi, że na szkoleniu wystarczy styl casual, to będziemy mogli w takim stroju również wyjść na spacer czy zwiedzić jaką atrakcję.

Spotkanie integracyjne – bankiet

Jeśli wiemy, że będzie oficjalna, uroczysta kolacja lub w programie spotkania integracyjnego widzimy bankiet, to trzeba się przygotować na strój wieczorowy. Taka sytuacja z pewnością wymaga bardziej eleganckiego ubioru. Dużo zależy też od miejsca. Jeśli będzie to na przykład kameralny hotel na spotkanie integracyjne, możemy pozwolić sobie na niezobowiązującą elegancję, a czasem nawet odrobinę fantazji.

W przypadku kiedy organizator zaplanował imprezę plenerową z elementami współzawodnictwa sportowego, niezbędny będzie wygodny strój sportowy.

Warianty oczywiście można mnożyć. Dla przykładu, przebierana impreza tematyczna oczywiście wymaga jeszcze innych przygotowań i znalezienia odpowiedniego kostiumu.

Strój na bankiet firmowy musi spełniać jeden podstawowy warunek – musimy się w nim dobrze czuć.

Pytania na spotkanie integracyjne – jak się ubrać?

To podstawowe pytanie, jakie zadaje sobie prawie każdy pracownik, gdy dowiaduje się, że czeka go spotkanie integracyjne. Jaka jest odpowiedź? Oczywiście dobór odpowiedniego stroju powinniśmy uzależnić od tego, w jakim stylu ma to być impreza. Pamiętajmy jednak, że spotkanie integracyjne w zależności od nastroju uczestników może spontanicznie zmienić się swój charakter… Dlatego zawsze warto mieć tak zwany wariant B.

Zastanówmy się też, jak długie będzie to spotkanie? Może to być przecież wyjazd połączony ze szkoleniem, a później oficjalną kolacją lub ogniskiem. Następnego dnia czekać będą jeszcze inne atrakcje. W takim przypadku musimy przygotować już kilka wariantów stroju.

Niezależnie od ubioru pozytywne nastawienie i dobry nastrój to klucz do dobrej zabawy!

Spotkania integracyjne – czy warto brać w nich udział?

Spotkania integracyjne mają tylu samo zwolenników, co i przeciwników – zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników. Dla firmy to często zbytek, który dodatkowo generuje spore koszty. Argumentem przeciwko spotkaniom integracyjnym często bywa też niechęć pracowników do uczestnictwa w wydarzeniu. O ile trudno dyskutować z pierwszym stanowiskiem, które wymaga po prostu zmiany podejścia, o tyle w przypadku drugiej sytuacji dobrym wyjściem może być próba zmiany formy spotkania. Być może atrakcje zniechęcają do uczestnictwa? A może całe wydarzenie jest poprowadzone w nudny i zbyt konwencjonalny sposób?

Problem kiepskiego planu spotkania integracyjne dotyka też pracowników. Czasem jednak wystarczy wyjść z inicjatywą i spróbować o tym porozmawiać, przedstawić swoje pomysły i wspólnie znaleźć złoty środek, który zadowoli i pracowników, i pracodawcę. Dla niektórych spotkania integracyjne to wręcz zło konieczne. Takie osoby nie chcą poświęcać swojego czasu wolnego na zabawę z pozostałymi członkami zespołu, a jeśli już idą – to raczej z musu i niechęci do bycia przysłowiowym „outsiderem”. Czy na to mamy jakąś radę? Podobnie jak w przypadku szefa, który nie jest skory do organizacji spotkań integracyjnych – warto zmienić podejście.

Spotkanie integracyjne – tak czy nie?

Spotkanie integracyjne z pracownikami – stanowczo tak! To zawsze dobry pomysł. Z pewnością przyniesie dużo korzyści dla personelu i pracodawcy. Pracownicy poczują, że ktoś o nich dba, a szefowie zobaczą, że wiele drobnych spraw i problemów rozwiązuje się już wewnątrz zespołu, bez angażowania ich cennego czasu. Takie kwestie, jak na przykład zastępstwa w pracy, uzgodnienie drobnych zmian w grafiku czy bezpośrednia pomoc w realizacji zadań zgrany zespół załatwi między sobą. Długofalowo z pewnością zobaczymy pozytywne efekty spotkań integracyjnych.